Lauri Laitinen,
Nokia tutkimuskeskus
Toimivan hypertekstistandardin (WWW) syntyminen Internettiin mahdollisti aktiivisen ja passiivisen tiedottamisen erottamisen käytännössä. Tämä mahdollisuus muutti vuonna 1994 oleellisesti internetin kansalaisten ja yritysten yleiseksi tietoverkoksi. Aktiivisen ja passiivisen viestinnän erottaminen on oleellista myös yrityksen sisäisen toimivan eletronisen viestintäkulttuurin muodostumiselle.
Aktiivisessa tiedottamisessa potentiaalinen vastaanottaja pakotetaan fyysisesti vastaanottamaan viesti (mainokset, mail, kirje, puhelut, puhelinmyynti, henkilökohtainen käynti jne.). Aktiivisessa tiedottamisessa ongelmana on varmistaa, usein laskelmoidusti, myös, että viesti myös luetaan, kuunnellaan tai katsotaan.
Passiivisessa tiedottamisessa viesti asetetaan saataville (WWW, news, esite, palvelunumero jne.). Passiivisessa tiedottamisessa on ongelmana tiedottaminen tiedon olemassaolosta muuttumatta aktiiviseksi tiedottajaksi.
Tulevaisuuden sähköisen viestintäkulttuurin avainkysymyksiä on toimivan tasapainon saaminen aktiivisen ja passiivisen tiedottamisen välille. Todennäköisesti toimivassa teknoviestintäkulttuurissa tiedostus on pääsääntöisesti passiivista, mutta tiedon olemassaolosta tiedottaminen aktiivista.
Erilaiset viestintämuodot voidaan luokitella seuraavasti:
Internet tarjoaa mahdollisuuden erottaa teknisesti nämä viestinnän muodot tehokkaasti toisiinsa. Joukkoviestintä tulisi keskittää WWW:n kaltaisiin palveluihin. Ainoastaan tieto tarjolla olevasta tiedosta tulisi lähettää pakotettuna joukkoviestintänä tällöinkin ainoastaan yrityksen tai yhdistyksen sisäisellä jakelulistalla tai uutispalstoille.
Internetin News-tyyppiset järjestelyt sopivat keskusteluihin. Sähköpostia tulisi käyttää ainoastaan ryhmäviestintään ja henkilökohtaiseen viestintään. Organisaatioilla on vielä opittavaa tässä suhteessa.
Yritysten todennäköiset elektronisen yritysviestintäkulttuurin vaiheet ovat:
Internettiin siirtyminen on organisaatiossa alkanut toistaiseksi sähköpostista. Yleensä ensimmäinen organisaation osa, joka ottaa käyttöön sähköisen viestinnän on mikrotuki.
Yrityksen WWW sivut kuuluvat tässä alkuvaiheessa yrityksen ulkoiseen tiedottamiseen (mainontaan), eivätkä vaikuta organisaation toimintaan mitenkään.
Sähköpostin käytöstä tulee aktiivinen osa organisaation toimintaa vasta, kun henkilöstölle tarjotaan helppokäyttöinen graafinen käyttöliittymä sähköpostiin. Nykyisin tämä ei ole enää mikään ongelma, sillä sekä unix-, mac- ja windows ympäristöön on saatavissa lähes ilmaisia edusohjelmia.
Sähköpostin määrästä ei yleensä tule ongelmaa yrityksen sisällä, johtajia lukuunottamatta. Toimivassa yrityksen sähköpostikulttuurissa viestien määrä jää päivittäin noin pariin kymmeneen mukaanlukien myös aktiivisten projektien viestit.
Jakelulistoista tiedottaminen on yleensä yrityksistä vähäistä, ellei sähköpostiohjelmisto tue niiden näkyvyyttä. Jakelulistat eivät yleensä ole ollenkaan näkyvissä yritysten ulkopuolella.
Yrityksen sisäisessä sähköpostikulttuurissa saadaan tyypillisesti seuraavanlaisia viestejä (kutakuinkin runsausjärjestyksessä):
Sen sijaan yritysten sisäisistä sähköpostikulttuureista puuttuvat lähes kokonaan organisaatioilmastoa ja muita oleellisia asioita koskevat keskusteluviestit. Tämä on luonnollista, koska sähköposti sisältävät lähettäjän nimen ja jäävät kirjeiden tavoin todisteiksi vastaanottajalle. Lisäksi yritysten sisäiset sähköpostilistat laaditaan yleensä organisaation mukaan. Pomojen mukana ole listoilla johtaa luonnollisesti terveelliseen itsesensuuriin.
Ns. sanottua raakaa sähköpostijohtamista ei tietääkseni vielä käytetä missään.
Toimiva sähköposti järjestelmä on kansainvälisissä projekteissa välttämättömyys. Tehokas toiminta on kohtuuttoman hankalaa pikakirjeinä ja fakseina. Kansainvälissä projekteissa välttämätön sähköpostin liitteiden (esim. WinWord-dokumenttien) lähettäminen myös toimii. Projektit ovat siksi tärkeitä, että yritykset ovat valmiita uhraamaan tarvittaessa jopa pari tonnia vaikka uuden muiden kanssa yhteensopivan sähköpostiohjelmiston hankkimiseen.
Internetin WWW-hypeteksti-järjestelmällä on mahdollisuuksia kevyenä lähes ilmaisena hypertekstitekniikkana muodostua yritysten sisäisen viestinnän selkärangaksi.
Ennen vanhaan yrityksissä oli enemmän tai vähemmän toimiva ilmoitustaulukäytäntö. Siirtyminen sähköpostikulttuuriin romauttaa nopeasti täysin ilmoitustalujen merkityksen. Kaikki oleellinen kirjallinen tiedotus ja keskustelu organisaation sisällä siirtyy sähköpostiin. Jos et päivittäin lue sähköpostiasi ja arkistoi itse sinulle merkityksellisi viestejä, et pian tiedä mitä ympärilläsi tapahtuu.
Nykyinen sähköpostikäytäntö on itseasiassa, ennen uuden työnjaon syntymistä aktiivisen ja passiivisen viestinnän välillä, tilanpäinen taantuma yritysten sisäisessä viestintäkulttuurissa.
Oikein käytettynä WWW palauttaa ilmoitustaulukulttuurin teknisesti ja käyttökelpoisuudeltaan aivan uudella tasolla takaisin yrityksiin.
Useissa yrityksissä on jo menossa kokeiluja Internetin ja erityisesti suljettun WWW:n käytöstä yrityksen sisäisessä viestinnässä (esim. Nokia TeleCommunicationin BaseWeb-kokeilu).
Hypertekstipohjainenki yrityksen sisäinen tiedotusjärjestelmä jää kuitenkin mahdollisuuksiinsa nähden täysin vajaakäyttöiseksi, jos elektronisen ilmoitustaulun ylläpito organisoidaan perinteisellä tavalla eli jollekin tai joillekin keskushallinossa oman toimen ohella tehtäväksi sivutyöksi. Yleensä tiedotus pannaan kuntoon kertaluonteilla projektina, jonka jälkeen toimiva ylläpito saattaa unohtua.
Verkotettujen hypertekstipohjaisten elektronisten ilmoitustaulujärjestelmien todellinen hyöty saavutetaan vasta, kun järjestelmän tietosisällön ylläpitovastuu ja ylläpitomahdollisuudet hajautetaan koko organisaatioon. Hajautetussa järjestelmässä tiedon alkuperäinen tuottaja myös vie tiedon järjestelmään itse.
Ideaalisessa järjestelmä, jokaisella työtekijällä on vähintäin oma henkilökohtainen sivunsa ylläpidettävänä, josta löytyvät vähintäin kulloisetkin yhteystiedot (mm. mahdollisen työhuoneen numero) ja tärkeimmät tavoitettavuus tiedot (lomat, matkat) mahdollisesti linkitettynä suoraan kalenteriin.
Luonnollisesti projekteilla, hankkeilla jne. on omat ilmoitustaulutyyppisesti käytettävät projektin jäsenten itse ylläpitämät kotisivunsa.
Aktiiviset henkilöt voivat lisäksi koota ja ylläpitää kiinnostuksensa mukaisesti rajattomasti omia helppokäyttöisiä tiedotus- ja neuvonta sivuja. Esimerkiksi itse aion erikoistua Nokia tutkimuskeskuksessa mm. Visio-kaaviopiirto-ohjelman vihje- ja opastussivuihin.
Joka miehen WWW-pohjaisten hypertekstisivujen laadinta on helppoa jokaiselle, jolla käytettävissä nykyaikainen tekstinkäsittelyohjelma ja paikallisverkko. Esimerkiksi HTML-muotoiset WWW-dokumentit voidaan tuottaa kuten muutkin WinWord dokumentit, muuntamalla ne parilla hiiren näpäytyksellä WWW-muotoon ilmaisella Microsoft Internet Assistantilla ja siirtämällä päiviteltyt hypertekstidokumentit niille verkossa varattuun hakemistoon.
Toimiva sisäinen yhtenäisellä käyttöliittymällä varustettu hypertekstijärjestelmä, johon jo internet ja WWW tarjoavat jo nyt lähes ilmaisen mahdollisuuden, korvaavat tulevaisuudessa monta erillistä toimisto-, tiedotus- ja ajankäyttösovellusta. Itse asiassa Internetin käyttö vapauttaa tulevisuudessa yrityksien sisäisen elektronisen tiedotuksen myös lähiverkkojen maailmasta. Internetin kaltaisen globaalin verkon kautta tarvittavat yritystiedotukset ovat reaaliajassa saatavissa siellä, missä toimihenkilö kulloinkin sattuu olemaan (kotona, USA:n toimipisteessä, Pekingiläisessä hotellissa jne.). Yksi askel kohti virtuaalisia tai ainakin maantieteellisesti hajautettuja yrityksiä.
Tekniset mahdollisuudet tähän ovat jo olemassa ja osin käytössäkin. Ainoa laajamittaisen käytön este on todella luotettavan tietosuojan takaaminen käytettäessä Internettiä suljettuun yrityksen sisäiseen tiedottamiseen. Tietoturva ongelmaahan ei ole niin kauan kuin WWW:tä käytetään nykyiseen tapaan ainoastaan yritysten julkiseen tiedottamiseen.
Artikkelin pohjalta laaditut powerpoint esityskalvot R. Linturin kahteen seminaariin.
Lauri Laitinen,