Risto Mikkonen, Alko-Yhtiöt Oy
Anitta Merilä, TT Tieto Oy
Tässä visiossa tarkastellaan sellaisia yrityksiä ja laitoksia, joiden pääasiallinen tehtävä on muu kuin tietojärjestelmien kehittäminen.
Valmisohjelmalla visiossa tarkoitetaan ohjelmistoa, jonka avulla hoidetaan esim. palkanlaskenta, reskontra tai varastokirjanpito. Valmisohjelmana ei tässä pidetä ns. työkaluohjelmia, esim. taulukkolaskentaohjelmaa.
Tämän vision mukaan yritykset ja julkishallinto hankkivat tulevaisuudessa valmiita ohjelmapaketteja. Vain poikkeustapauksissa rakennetaan itse mitään suurempia järjestelmiä tai teetetään räätälöityjä sovelluksia muilla. Itse tehdään esim. pieniä sovelluksia työkaluohjelmilla ja liittymiä valmiina hankittujen ja jo käytössä olevien järjestelmien välille. Ohjelmapaketteihin voidaan myös tehdä pieniä lisäyksiä esim. raportointiin.
Tässä visiossa suunnittelijan rooli painottuu eri lailla kuin aikaisemmin ja se laajenee uusille alueille.
Suunnittelija toimii usein konsulttina tai vetäjänä hankintaprojekteissa, joiden tehtävänä on mm. toiminnan kehittämismahdollisuuksien selvittäminen saatavilla oleviin valmisohjelmiin perehtyminen tarjousten pyyntö ja vertailu tuotto- ja kustannusarvioiden laadinta ohjelmiston valinta ja hankintasopimuksen tekeminen ohjelmiston käyttöönotto Näissä tehtävissä korostuu neuvottelutaidon ja ihmissuhdetaitojen sekä taloudellisen ajattelutavan merkitys. Suunnittelijalta vaaditaan myös toimialan tuntemusta, vaikka käyttäjien edustajilla onkin toiminnan varsinainen asiantuntemus. Kommunikoinnin onnistuminen edellyttää lisäksi kykyä eläytyä käyttäjien tehtäviin ja tarpeisiin.
Suunnittelijan tehtäviin kuuluu myös alan kehityksen seuranta ja uusien ratkaisumahdollisuuksien esittely ja tarjonta käyttäjille. Suunnittelija huolehtii myös siitä, että uudet järjestelmät sopivat käytössä olevaan sovellus- ja laitearkkitehtuuriin. Ohjelmointitaito, näyttöjen suunnittelu-, tietokantojen suunnittelu- ym. taitojen merkitys vähenee näiden tehtävien jäädessä suurelta osin pois. Hankintaprojektia edeltäviä systeemityön alkupään vaiheita, kehitys- ja esitutkimusta ja näissä tarvittavia taitoja tarvitaan edelleen.
Käyttäjän ensisijainen rooli on toiminnan asiantuntija. Toinen käyttäjälle lankeava tehtävä on päätösten tekeminen. Atk-teknisissäkin asioissa suunnittelija esittelee eri vaihtoehdot, niiden hyvät ja huonot puolet ja ehkä suosittelee jotain vaihtoehtoa, mutta jättää päätöksenteon käyttäjälle.
Rakentamismallina käytetään erityistä hankintaan sopivaa hankintamallia. Tässä mallissa on kuvattu hankintaprosessin vaiheet ja tehtävät eri vaiheissa. Malli sisältää esimerkkejä työtavoista, kustannus- ja tuottolaskelmien teosta, tarjouspyyntö- ja sopimusmalleja jne.
Hankinnat ja niitä edeltävä suunnittelu tehdään yleisimmin projekteina. Kehittämistarpeita syntyy myös kehitysasioihin paneutuneissa tiimeissä. Uuden toiminnan suunnittelussa ja kuvaamisessa käytetään toimintokaavioita, jotka piirretään kehittyneillä välineillä. Kaavioihin voidaan liittää tarvittavat sanalliset kuvaukset. Piirtämisvälineisiin liittyy hakemisto käytettyjä termejä ja niiden kuvaamista varten.
Laajoja pitkän tähtäyksen kehittämissuunnitelmia ei enää tehdä, koska yritysten toimintatavat muuttuvat jatkuvasti. Suunnitelmien tekemiseen ei voida myöskään taloudellisista syistä irrottaa tarvittavia resursseja.
Teknisiä vaihtoehtoja valittaessa yrityksen tietotekniikan arkkitehtuuri toimii ohjenuorana. Arkkitehtuuria kehitetään jatkuvasti teknisen kehityksen myötä.
Markkinoille tulee yhä enemmän valmisohjelmia, joissa on valmiina liittymät ainakin yleisimpiin käytössä oleviin talous-, henkilöstö- ja materiaalihallinnon ohjelmiin. Liittymät ovat vielä osittain kahden järjestelmän välisiä, mutta yleisiä EDI-tyyppisiä ratkaisujakin alkaa olla saatavilla. Täten omien erillisten liittymien rakentamistarve jää vähitellen pois.
Tiedonhallintajärjestelmä on uusissa järjestelmissä aina relaatiotietokanta. Käyttöliittyä on graafinen. Hypertekstiä käytetään myös. Hankintamallin käyttö johtaa standardoituihin työtapoihin. Oleellinen osa hankintaprosessia on muiden yritysten tekemiin ratkaisuihin ja niistä saatuihin kokemuksiin tutustuminen.
Yllä kuvatun vision toteutumiseen vaikuttavat ainakin seuraavat tekijät:
Tietotekniikan nopea kehitys tietojärjestelmien toiminnallisen ja teknisen vaatimustason kasvu pyrkimys kustannustehokkuuteen tarve saada uudet järjestelmät käyttöön entistä lyhyemmässä ajassa oliotekniikan yleistyminen Tietotekniikan yhä nopeutuva kehitys johtaa siihen,. että yritysten omilla atk-yksiköillä ei ole enää mahdollisuuksia pysyä kehityksessä mukana, hankkia tarvittavaa koulutusta ja ottaa käyttöön uusia välineitä. Tähän pystyvät vain varsinaiset atk-yritykset, jotka ovat kyllin suuria tai voivat keskittyä tietyille osaamisalueille.
Tietojärjestelmien tekninen taso nousee ja niiden sisällölle asetetaan yhä suurempia vaatimuksia. Tästä johtuen järjestelmiä ei kannata enää rakentaa yhden yrityksen tarpeisiin muulloin kuin erikoistapauksissa.
Liiketoiminnan nopea muutosrytmi vaati, että uudet järjestelmät saadaan käyttöön paljon entistä nopeammin. Tämä vaatimus voidaan täyttää vain valmisohjelmien avulla.
Oliotekniikka tarjoaa valmisohjelmien tekijöille keinon, jolla on helppo tehdä perusohjelmistosta yrityskohtaisia versioita ilman, että versioiden hallinta muodostuu ongelmaksi. Tämä lisää valmisohjelmien käyttökelpoisuutta ja kysyntää.
Kallis, hidas ja raskas omien järjestelmien kehittämistyö jää vähitellen pois. Uudet järjestelmät saadaan käyttöön entistä halvemmalla ja entistä nopeammin. Osia aikaisemmin käytettyjen suunnittelumallien tehtävistä voidaan kokonaan ohittaa. Oman toiminnan tarkan suunnittelun asemesta voidaan esim. luottaa valmisohjelman hiottuun toiminnalliseen sisältöön, josta voidaan jopa malliksi ottaa mallia omassa yrityksessä. Parhaassa tapauksessa valmisohjelmien myötä yrityksiin leviävät kehittyneet ja suoraviivaiset työtavat. Yrityksen ei myöskään tarvitse enää ylläpitää uusien tekniikoiden osaamista siinä laajuudessa kuin aikaisemmin.
Eri yrityksissä käytössä olevien erilaisten tietojärjestelmien määrä pienenee ja yhtenäisyys eri yritysten välillä lisääntyy. Tämä vaikuttaa myös teknisiin ratkaisuihin ja helpottaa esim. EDI:n leviämistä.
Valmisohjelma saattaa pakottaa yrityksen tiettyihin toimintatapoihin. Haluttujen muutosten teettäminen ohjelman toimittajalla on yleensä ainoa mahdollinen ja monesti kallis ja kankea tapa hoitaa asia. Muutokset joudutaan lisäksi tekemään uusiinkin versioihin. Usein valmisohjelmaa ei voi edes muuttaa, vaikka näin haluttaisiinkin. Tämä ei välttämättä ole suuri haitta, kun kyseessä ovat hallinnolliset rutiinit, mutta yrityksen avaintoiminnoille tästä saattaa muodostua kehityksen jarru.
Valmisohjelman avulla yritys ei yleensä saa kilpailuetua muihin nähden, koska sama ohjelmisto on kilpailijoidenkin saatavilla.
Yritys voi joutua valmisohjelmia hankkiessaan toimittajien armoille. Ohjelman ylläpito, huolto ja neuvonta voi loppua toimittajan mahdollisesti hävitessä markkinoilta.
Oman atk-yksikön tehtävät ja merkitys vähenee. Kehitys saattaa johtaa koko yksikön lopettamiseen. Kaiken atk-osaamisen ostaminen ulkoa ei kuitenkaan ole sekään vaivatonta eikä varsinkaan halpaa. Ulkoisella toimittajalla ei myöskään ole samanlaista asiakkaan ja sen tietojärjestelmien tuntemusta kuin talon omalla atk-yksiköllä.
Haittoja ovat edelleen pirstoutumisen ja päällekkäisyyden vaarat: Hankitaan erillisiä ohjelmistoja, jotka ovat keskenään yhteensopimattomia tai tekniikoiltaan kirjavia, tai hankitut ohjelmat sisältävät samoja toimintoja ja tietoja ja vaativat siten tietojen ja itse järjestelmien osalta päällekkäistä ylläpitoa.
Valmisohjelmien käytön edellytys on tietenkin, että tarvittavia valmisohjelmia on tarjolla. Vielä nytkin on kuitenkin pulaa esim. graafisella käyttöliittymällä varustetuista valmisohjelmista. Laahaaminen jäljessä teknisestä kehityksestä saattaa jäädä pysyvästikin valmisohjelmien ongelmaksi. Kiire voi johtaa myös siihen, että kaupattavat tuotteet ovat keskeneräisiä ja virheellisiä.
Kun siirrytään hallinnollisista rutiineista yritysten avaintoimintoihin, toimintatavat ja säännöt muuttuvat pitkälti yrityskohtaisiksi. Riittävän joustavan valmisohjelman kehittäminen näihin tarpeisiin on huomattavasti vaikeampaa verrattuna hallinnollisiin tehtäviin tarkoitetun ohjelman kehittämiseen.
Olio-teknologia tarjoaa ratkaisun tähän ongelmaan, mutta sen kypsyminen ja yleistyminen vie vielä aikaa. Teknisesti ja toiminnallisesti yhä vaativampien valmisohjelmien tekeminen laman kutistamia kotimaan markkinoita varten voi tulla kannattamattomaksi.
Kotimaiset valmistajat saattavat suunnata tuotteensa ulkomaisille markkinoille ja näin kotimainen tarjonta kutistuu. Eri maiden väliset erot toimintatavoissa ovat taas usein esteenä ulkomaisten ohjelmien käytölle.
Jos yrityksen koko toiminta perustuu tietotekniikkaan (pankit ja vakuutuslaitokset), ei sitä voida antaa muiden yritysten vastuulle. Yhteistyö oman alan yritystenkin kanssa voi olla kilpailusyistä mahdotonta.
Yleensäkin yritysten välinen kilpailu pakottaa
omintakeisiin ratkaisuihin, joiden avulla pyritään saamaan
kilpailuetua. Järjestelmät ovat silloin yrityskohtaisia
ja ne saattavat sisältää kilpailijoilta salassa
pidettäviä piirteitä. Järjestelmien tekeminen
ja ylläpito voidaan tässä tilanteessa uskoa vain
oman atk-yksikön vastuulle.